+358 40 596 7309 juhani.hodju[at]jhps.fi

Päätöksentekijän tavoitteena on maksimoida tietojärjestelmän tuotto mahdollisimman pienillä riskeillä. Toisaalta, jos riskejä ei oteta, niin odotettavissa oleva tuotto on pieni. Tuotto on joka tapauksessa yksi tärkeimmistä tekijöistä tietojärjestelmän hankinnassa. Kustannustekijät vaihtelevat valitun investointistrategian mukaisesti. Palvelun ulkoistamistapauksessa, esimerkkinä pilvipalvelut, yritys maksaa pilvipalvelukumppanin resurssien ja kapasiteetin käytöstä. Ko. tapauksessa omaa laitekapasiteettia ei tarvita.

Tietojärjestelmän hankinnan aiheuttamat kustannukset ovat seuraavat:

1) Hankinta esim. laitteisto
Laitteiston hankinta  voidaan tehdä monella eri tavalla. Laitteisto voidaan ostaa suoraan, vuokrata tai käyttää vuokrarahoitusta.

2) Sovellus
Sovelluksen kustannukset muodostuvat mm. lisenssien hinnoista, sovellustuesta ja päivitysten kustannuksista.

3) Henkilöstö
Jotkut systeemit vaativat uuden henkilökunnan palkkaamiseen, kun taas toisissa systeemeissä voidaan käyttää nykyistä henkilökuntaa.

4) Laitteiden ja sovellusten ylläpito
Osana hankintasopimusta on yleensä kuukausittainen tai vuosittainen ylläpitomaksu.

5) Takuu
Joissakin tapauksissa takuu sisältyy hankintasopimuksen hintaan. Joissakin tapauksissa vaaditaan ylimääräinen sopimus takuun järjestämiseksi. Mikäli on mahdollista, niin takuu kannattaa neuvotella osaksi hankintasopimusta.

6)  Tietoliikenne
Tietoliikenne aiheuttaa kustannuksia yrityksen sisällä ja ulkopuolisten organisaatioiden kanssa. Tietoliikenne täytyy mitoittaa järjestelmän vaatimusten ja käytön mukaiseksi.

7) Matkustaminen ja koulutus
Henkilökunnan matkustaminen ja koulutukseen liittyvät kustannukset on hyvä huomioida hankinnassa.

8) Vaikeasti määriteltävät kustannukset
Huomioitavia ovat myös vaikeasti määriteltävät kustannukset, joita ovat mm. kassavirran keskeytyminen, asiakkaiden ja kilpailuedun menetys, markkinaosuuden pienentyminen ja yrityskuvan heikkeneminen, mikäli tietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa ongelmia. Jo muutamien päivien käyttökatkokset voivat aiheuttaa vakavia seuraamuksia yrityksen liiketoiminnalle.

9) Piilokustannukset
Hankinnassa kannattaa huomioida erilaiset piilokustannukset. Esimerkiksi tulostimessa käytettävien tarvikkeiden kokonaiskustannukset saattavat olla huomattavasti suuremmat kuin hankintakustannus. Tässä tapauksessa tarvikkeiden kustannukset kannattaa laskea hankintakohteen koko elinkaarelle.